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第三章 采购计划及预算（第3页）

影响采购计划的因素

釆购计划的制定是在充分分析企业内外环境的基础上进行的。因此釆购计划和预算的第一步是先确定影响计划和预算编制的主要因素，然后决定编制计划和预算工作从何处着手。在实际工作中，影响采购计划和预算的主要因素有采购环境、年度销售计划和年度生产计划、用料清单、存量管制卡、物料标准成本的设定和生产效率等。

1。采购环境

采购活动是发生在一个具有许多变化因素的环境中，这些因素包括外界的不可控因素，如国内外经济发展状况、人口增长、政治体制、文化及社会环境、法律法规、技术发展、竞争者状况等，以及内部不可控因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及企业声誉等等。这些因素的变化都会对企业的采购计划和预算产生一定影响。以纺织企业的棉花采购为例，由于受供求关系、国际市场变化，以及棉花收获的季节性等因素影响。其市场价格往往波动得很厉害，这就造成了棉花釆购成本的差价比较大。为了节省成本，棉花的釆购除了要按照订单要求满足必要的生产外，还要根据棉花市场的价格波动情况，选择恰当的采购时机进行收购。这就要求采购人员能够预测到环境的变化，并提前作出反应。

2。年度销售计划

企业经营计划多以销售计划为起点，而销售计划的拟订，又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如经济发展情况、人口成长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等，内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、采购供应情况、人力资源及公司声誉等。

3。年度生产计划

年度生产计划根源于销售计划，若销售计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负担；反之，过度保守的销售计划，将使产品不足以供应顾客所需，丧失了创造利润的机会。因此，生产计划常因销售人员对市场的需求量把握不当，造成生产计划朝令夕改，也使得釆购计划与预算必须经常调整，物料供需长期处于失衡状况。

4。物料清单

特别在高科技行业，产品工程变更层出不穷，致使物料清单很难随时作出反应与修订。以致根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使用量或规格不尽相符，造成釆购数量过与不及，物料规格过时或不易购得。因此，采购计划之准确性，有赖维持最新、最正确的物料清单。

5。存量管理卡

由于应购数量需要去除现有库存量，因此，存量管理卡的记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之一。这包括账物是否相符，以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符或存量中并非全数为规格正确的物料，这将使仓储的数量低于实际上的可取用数量，故采购计划中的应购数量将会偏低。

6。物料标准成本的设定

在编订采购预算时，因对将来拟购物料的价格预测困难，故多以标准成本替代。若此标准成本的设定，缺乏过去的采购资料作为依据，亦无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合或生产的总成本，则其正确性不无疑问。因此，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。

7。生产效率

生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。物料的生产效率降低，会导致物料的存量提髙，而使釆购计划中的数据偏多。过低的生产率，亦会导致经常进行修改作业。因此，生产效率有降低趋势时，釆购计划必须将商品存量及时计算进去，才不会使物料过于堆积。反过来，物料效率提高，才不会发生物料短缺的现象。

8。价格预期

在编订釆购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气状况、汇率变动等因素多加预测，甚至列为调整预算的因素。不过，因为个人主张的判断与事实的演变常有差距，亦可能会造成采购预算的偏差。此外，季节性的供应状况、最低订购量等因素，将使采购数量超过正常的需求数量；且企业财务状况的过程是供应商的规模化生产过程，突出表现是自动化机器流水线作业及稳定的生产、技术工艺已经固化在生产流程中，所以它的技术支持难度较前者为小。

（4）制定认证计划说明书

做好以上工作后，就要准备制定认证计划说明书，制定认证计划说明书也就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容句括认证计划说明书。

编制采购计划的程序

编制采购计划，一般需要经过下列6个程序：

1。准备认证计划

（1）接收开发批量需求

开发批量认证需求是启动整个供应程序流程的开端，要想制定较为准确的认证计划，首先必须熟悉开发需求计划。开发批量物品需求通常有两种情况：一是在目前采购环境中可以找到的物品供应；另一个是新物品，这是采购环境中无法提供的，需要寻找新物品的供应商，或者与供应商一起研究新物品的开发途径。

（2）接收余量需求

随着销售量的增加，釆购环境容量不足以支持物品需求，或随着釆购环境呈下降趋势，该物品的采购环境在缩小，满足不了需求。以上两种情况产生余量需求，从而要求对采购环境进行扩容。采购容量的信息可由认证人员和订单人员提供。

（3）准备认证环境资料

通常釆购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。有些供应商认证容量较大，订单容量较小，有些供应商则反之。这是因为：认证过程是供应商样品小批量试制过程，需要有强大的技术力量支持，有时需要与供应商一起开发；而订单

过程是供应商的规模化生产过程，突出表现是自动化机器流水线作业及稳定的生产、技术工艺已经固化在生产流程中，所以它的技术支持难度较前者为小。

（4）制定认证计划说明书

做好以上工作后，就要准备制定认证计划说明书，制定认证计划说明书也就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容包括：认证计划说明书（物品项目名称、需求数量、认证周期等），并附有开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。

2。计算总体认证容量

在采购环境中，供应商订单容量与认证容量是两个概念，有时可以相互借用，但不是等量的。一般在认证供应商时，要求供应商提供一定的资源用于支持认证操作，或者一些供应商只做认证项目。总之，在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不愿意做样品认证。计算釆购环境的总体认证容量方法是把釆购环境中所有供应商的认证容量叠加即可，对有些供应商的认证容量需要加上适当系数。

3。制定认证计划

制定认证计划是釆购计划的主要步骤，主要包括下列几方面内容。

（1）对比需求与容量

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