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第23部分（第2页）

D区为所有内部邮件往复的汇总。在这个模块中，员工可以通过标题关键字、收件人或发件人、邮件时间范围等方面迅速查阅邮件内容。

E区为所有报表的汇总。员工可根据其权限查阅相关内容，比如拥有最高权限的企业总经理，便可以在这个模块中查阅到公司的财务报表、销售情况统计表等。

第二方面，全面协同。

在传统的工作方式下，一笔普通的业务办理往往需要付出大量的精力用于辅助性的“简单劳动”（比如刘先生的工作）。例如，房地产企业一项工程合同款的支付，不但需要了解付款与合同约定一致性，而且还需要了解合同的执行情况，如工程进度等。这就要求申请人、复核人、审批人、合同执行人等至少四个岗位对以上两方面的问题进行核对。繁琐程度可想而知。

在协同OA的办公平台上，合同的内容、合同审批过程中各位审批人的意见、动态的合同进度及执行情况均同步连接，该项工程合同付款的申请人、复核人、审批人、合同执行人等均可以在同一界面上轻松查阅，从而免除了绝大部分辅助性的“简单劳动”。

在各种企业管理系统中，协同OA最根本的作用是作为所有子系统的“运行平台”而存在。图5－1中的F区显示的便是多个子系统的连接。比如图中显示的“成本管理”子系统和“绩效管理”子系统。如果这些子系统中有相应的待办文件（如付款或合同审批、绩效考核等），就会直接在G区提示。员工只需要点击提示的文字链就可以直接切入这些子系统进行相应的处理。

第三方面，基于互联网的协同OA能够充分利用员工的“时间间歇”。

内部的所有书面沟通（邮件）及文件处理均通过协同OA的平台来实现，员工在发出邮件或流程申请后，不必顾及下一环节的岗位是否在办公现场，无论他何时登陆协同OA平台，均会有相应的窗口弹出提醒。

这一点对管理者尤为重要，它真正使人的工作时间被“见缝插针”地充分利用。如果没有这个平台，员工的有限工作时间就会因为“恰好不在现场”而被浪费掉。虽然每次被浪费的时间有可能看上去都微不足道，但如果把一个稍长的时段（比如1个季度或年度）内被如此浪费的时间汇总起来，就会发现那是一个非常惊人的数字。

第四方面，把人从“面对面”的尴尬中解脱出来。

在企业内部的沟通活动中，“面对面”的方式虽然有许许多多的优点，其中最突出的优点是各个沟通主体之间可以实现高度的互动性。

但这个优点恰恰并不适合所有的沟通内容。比如，员工就一项复杂而重大的方案向上级请示。上级需要相当长的时间进行思考，甚至需要自行收集相关的参考资料后才能做出相应的指示或意见。但如果是面对面的沟通，上级就没有足够的时间去完成这样的前期准备。更重要的是，在面对面的沟通中，上级不可能准确地回顾汇报者的全部内容并进行反复的斟酌，他通常必须在短时间内当面做出回应。而这样的回应显然不可能是足够审慎的。

工具的力量（3）

面对面沟通过程中，对“面子”问题的微妙顾虑也是不容小觑的一个缺点，尤其对中国人来说，“当面驳斥”总是不被接受的。相反，如果采取不见面的方式，反而要方便得多。其中的意味，是每一位有过工作经历的人都不难理解的。

第五方面，信息系统还可以把人从一些定式化的繁琐计算中解脱出来。

比如本书第四章提出的绩效考核机制和能力素质评价机制，其中涉及大量的量化统计及数字计算，尤其是基于加权平均分的“分差”计算。如果没有信息系统支撑，就只能通过手工的方式来进行这些看似简单的计算，不但将会产生巨大的工作量，计算的精准程度也很难得到保证。

在信息系统的平台之上，员工只需要对相应的选项做出简单的点击，而繁琐的量化统计及数字计算则由系统本身去完成。

使组织透明

如果没有信息系统的支持，企业在管理和运行过程中就难免存在大量的“暗箱操作”空间。这正是官僚主义和职务腐败得以滋生的温床。

一方面，在企业运行的过程中，真正起决定性作用的意见或建议，往往通过“口头”表达的方式存在。而这些口头的表达，却可以在事后就被遗忘，甚至被“赖账”。由于重大事项的审批过程没有清晰地留下各位审批人的意见（即使通过纸面批注形式留下，也非常不便于查阅），时过境迁之后，如果出现问题，通常很难进行回顾总结或者进行责任追究。

另一方面，由于没有通畅的“物化”沟通平台，使企业内部的情况收集，甚至对员工的评价，都必须通过具体的“执行人”来实现；于是便为这些执行人的操作留下很大的弹性空间，他们甚至可以轻易“操纵民意”。如本书第三章所言。

信息化管理的工具把企业的运行放在了一个透明的“鱼缸”中。

基于协同OA平台的信息系统对增强组织透明度的贡献主要表现在如下方面：

第一方面，使所有通过书面形式表达的意见（邮件或审批意见）得以保留，甚至可以把收件人对邮件的阅读时间也显示出来。这便为事后查阅提供了方便，从而杜绝了“事后不认账”的现象发生。

如下图所示，在这项申请流程中，所有环节的审批意见均清晰可见。

图5－2审批流程示例

第二方面，###度的沟通模式使员工能够无所顾忌地发表自己的意见。

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